Kelola Jadwal Shift Karyawan dengan Mudah dan Fleksibel
Otomatisasi penjadwalan shift untuk operasional 24/7 tanpa ribet dalam satu sistem terintegrasi
Dipercaya oleh perusahaan-perusahaan di Indonesia
Mengapa Memilih Shift Management Arkana HCM?
Bagi perusahaan dengan operasional berkelanjutan seperti manufaktur, rumah sakit, retail, hotel, atau logistik, mengelola jadwal shift ratusan karyawan adalah tantangan besar. Kesalahan jadwal bisa berdampak pada produktivitas dan biaya operasional yang tidak perlu. Arkana HCM Shift Management hadir sebagai solusi untuk:
Eliminasi Kesalahan Jadwal
Tidak ada lagi konflik jadwal atau karyawan yang terlupa masuk shift karena sistem otomatis memvalidasi
Hemat Waktu Scheduling
Dari yang tadinya butuh 2-3 hari untuk atur jadwal sebulan, kini hanya butuh 1-2 jam
Fleksibilitas Tinggi
Mudah atur jadwal saat ada karyawan sakit/cuti atau kebutuhan mendadak, dengan shift fleksibel, premium & allowance bisa di-custom, dan approval otomatis tanpa coding
Fair Distribution
Pastikan distribusi shift adil untuk semua karyawan dengan rotation otomatis
Local Support
Tim support berbahasa Indonesia, paham regulasi ketenagakerjaan, lengkap dengan training, onboarding, dan dukungan 24/7 via WhatsApp
Scalable Solution
Cocok untuk 50 sampai 5.000+ karyawan, mendukung multi-location dan multiple companies dengan performa tetap ringan
User-Friendly
Drag & drop intuitif, tampilan calendar jelas, mobile-responsive, dan full Bahasa Indonesia sehingga mudah dipakai semua user.
Proven in Various Industries
Sudah dipakai di manufacturing 3 shift, healthcare 24/7, retail dengan part-time, serta logistics dan delivery
Fitur Unggulan Shift Management Arkana HCM
Flexible Shift Patterns
Buat pola shift sesuai kebutuhan operasional Anda
Multiple shift types: Pagi, Siang, Malam, Split Shift, atau custom
Configurable working hours: Tentukan jam mulai, jam selesai, break time
Grace period: Toleransi keterlambatan check in tanpa potongan
Overtime auto-calculation: Otomatis hitung lembur jika melebihi jam shift
Night shift differential: Tunjangan tambahan untuk shift malam
Weekend shift premium: Rate berbeda untuk shift akhir pekan
Color coding: Visual yang jelas untuk membedakan jenis shift
Group & Team Shift Assignment
Kelola shift per tim untuk efisiensi maksimal
Shift groups: Kelompokkan karyawan per departemen, skill, atau lokasi
Team-based scheduling: Assign shift untuk satu tim sekaligus
Minimum coverage: Set jumlah minimum karyawan per shift
Visual Shift Scheduler
Interface intuitif seperti Google Calendar
Copy & paste schedule: Duplikasi jadwal minggu sebelumnya
Multi-select: Pilih beberapa karyawan sekaligus untuk assign shift
Calendar view: Lihat jadwal harian, mingguan, atau bulanan
Color-coded: Setiap shift punya warna berbeda untuk kemudahan visual
Conflict detection: Warning otomatis jika ada konflik jadwal
Quick assign: Shortcut untuk assign shift berulang
Automatic Shift Rotation
Rotasi shift otomatis sesuai pola yang Anda tentukan
Rotation patterns: 2-2-3, 4-on-4-off, Panama, DuPont, atau custom pattern
Fair distribution: Semua karyawan dapat giliran shift yang sama
Auto-generate schedule: Buat jadwal sebulan hanya dengan 1 klik
Rotation cycle: Tentukan siklus rotasi (mingguan, 2 mingguan, bulanan)
Exception handling: Exclude karyawan tertentu dari rotasi (senior, kesehatan)
Preview before apply: Lihat hasil rotasi sebelum finalisasi
Shift Change & Swap Request
Fleksibilitas untuk karyawan tukar shift
Employee self-service: Karyawan bisa request tukar shift via mobile app
Find replacement: Sistem suggest karyawan lain yang available
Approval workflow: Manager approve/reject shift swap request
History tracking: Record semua perubahan shift untuk audit
Notification system: Notifikasi otomatis ke semua pihak terkait
Emergency shift cover: Request urgent untuk cover shift mendadak
Shift marketplace: Karyawan bisa "offering" shift mereka untuk diambil orang lain
Mass Shift Allocation
Assign shift untuk banyak karyawan sekaligus
Bulk assignment: Pilih 50+ karyawan dan assign shift dalam sekali klik
Filter by criteria: Department, job position, location, employment status
Template-based: Gunakan template jadwal yang sudah ada
Copy from previous: Duplikasi jadwal bulan lalu
Import from Excel: Upload jadwal dari spreadsheet existing
Validation check: Sistem cek otomatis sebelum save untuk avoid conflict
Smart Notifications
Karyawan selalu tahu jadwal mereka
Schedule published: Notifikasi saat jadwal baru dipublish
Shift reminder: Reminder H-1 dan 2 jam sebelum shift mulai
Shift change alert: Instant notification jika ada perubahan jadwal
Swap request: Notifikasi untuk approval shift swap
Upcoming shift: Weekly digest jadwal minggu depan
Push notification: Via mobile app untuk instant alert
Email & SMS: Backup notification via email dan SMS (optional)
Work Information
Informasi kerja yang komprehensif
Lokasi kerja dan work arrangement (WFO/WFH/Hybrid)
Atasan langsung dan tim kerja
Riwayat mutasi dan promosi
HR Settings
Konfigurasi sesuai kebutuhan perusahaan
Employment type (Tetap, Kontrak, Magang, Outsource)
Employee ID otomatis dengan format custom
Integrasi dengan user account untuk akses sistem
Pengaturan hak akses berbasis role
People Analytics
Percepat pengambilan keputusan dengan wawasan berbasis data melalui dashboard yang mudah dipahami dan informatif.
Dashboard
Mobile Apps
Akses instan attendance, payslip, pengajuan cuti, reimburse, serta announcement, melalui mobile app.
Check in & out
Request & Approval:
— Overtime
— Leave
— Reimbursement
Payslip
Payroll & Expense Management
Lebih mudah kelola payroll dan klaim biaya karyawan dengan akurat dan tepat waktu, mengikuti kebijakan perusahaan.
Payroll
Expense
Kemudahan yang Ditawarkan Shift Management Arkana HCM
Templates & Presets
Tidak perlu buat jadwal dari nol setiap bulan
Gunakan template shift, departemen, atau seasonal yang bisa disimpan dan diterapkan ulang hanya dengan satu klik, termasuk pengaturan khusus untuk periode libur nasional
Conflict Prevention
Sistem cegah kesalahan scheduling otomatis
Hindari double booking, overtime berlebih, atau bentrok dengan jadwal cuti. Sistem otomatis memastikan jeda istirahat cukup, batas maksimal shift terpenuhi, dan hanya karyawan dengan skill sesuai yang ditugaskan
Fitur Keamanan & Control
Role-Based Access
Hak akses sesuai peran; Scheduler buat jadwal, Manager approve, Employee lihat dan tukar shift, HR Admin akses penuh untuk reporting
Approval Workflow
Proses approval multi-level untuk shift change dan shift swap, bisa dilakukan langsung lewat email atau mobile agar lebih praktis
Audit Trail
Setiap perubahan jadwal tercatat lengkap, termasuk siapa yang mengubah dan kapan, dengan riwayat yang bisa diekspor untuk keperluan audit atau investigasi
Kelola Shifting Lebih Efisien dengan Integrasi Otomatis
Attendance
Check in/out otomatis mengikuti jadwal shift.
Payroll
Shift allowance, night shift differential, dan weekend premium otomatis masuk komponen gaji.
Time Off
Shift dibatalkan otomatis ketika cuti disetujui.
Employee Management
Shift otomatis menyesuaikan departemen, posisi, dan lokasi kerja.
Konfigurasi yang Fleksibel
Work Schedule
-
Standard shifts: 3 shift @ 8 jam (pagi-siang-malam)
-
12-hour shifts: 2 shift @ 12 jam untuk coverage 24/7
-
Flexible shifts: Beda durasi per shift type
-
Split shifts: Untuk rest period panjang di tengah
-
On-call shifts: Standby dengan rate berbeda
-
Rotating weekends: Automatic weekend coverage distribution
Coverage Requirements
-
Minimum staffing per shift
-
Maksimum staffing untuk kontrol biaya
-
Skill requirements per shift type
-
Supervisor requirements di setiap shift
-
Backup coverage untuk critical roles
Overtime & Premium Rules
-
Night shift differential (22:00-06:00)
-
Weekend premium (Sabtu-Minggu)
-
Holiday premium (libur nasional)
-
Consecutive shift bonus
-
On-call allowance
-
Custom rules sesuai kebijakan perusahaan
Use Case per Industri
Manufacturing
- 3 shift operation (24/7)
- Rotation pattern untuk production line
- Skill-based assignment untuk machine operators
- Maintenance crew scheduling
Healthcare (Rumah Sakit)
- Nurses & doctors shift rotation
-
Emergency coverage requirements
- On-call shift management
- Department-specific scheduling (ER, ICU, ward)
Retail & F&B
-
Peak hours coverage (lunch, dinner)
- Weekend & holiday scheduling
- Part-time & full-time mix
- Seasonal staffing adjustment
Hospitality (Hotel)
- Front desk 24/7 coverage
- Housekeeping shift optimization
- F&B service scheduling
- Event-based staffing
Logistics & Warehouse
- Driver shift rotation
- Warehouse 2-3 shift operation
- Delivery scheduling
- Loading/unloading crew management
Security Services
- 24/7 guard scheduling
-
Site-based assignment
-
Relief & backup coverage
-
Night shift premium management
Reporting & Analytics
Operational Reports
-
Daily shift roster: Siapa saja masuk hari ini per shift
-
Weekly schedule: Jadwal seminggu untuk planning
-
Monthly overview: Full month schedule untuk budgeting
-
Shift coverage: Percentage coverage per shift type
-
Understaffed report: Shift mana yang masih kurang karyawan
Cost Analysis
- Shift cost summary per departemen
- Premium & allowance breakdown
- Overtime projection berdasarkan schedule
- Budget vs actual shift cost
-
Cost per hour per shift type
Employee Analytics
- Shift distribution per karyawan
- Night shift frequency untuk fairness check
- Weekend shift allocation
- Average working hours per karyawan
- Shift change request frequency
Custom Reports
- Report builder untuk kebutuhan spesifik
- Export ke Excel/PDF
- Schedule automatic email report
- Dashboard widgets untuk real-time metrics
-
API access untuk integrate dengan BI tools
Reporting & Analytics
Standard Reports — Pantau performa dan kedisiplinan karyawan melalui laporan standar seperti ringkasan kehadiran per individu, keterlambatan per departemen, analisis biaya lembur, saldo cuti, hingga tingkat absensi keseluruhan. Semua laporan dirancang untuk memberikan visibilitas menyeluruh terhadap efisiensi dan produktivitas tim.
Custom Reports — Sesuaikan laporan sesuai kebutuhan bisnis Anda, mulai dari desain format laporan sendiri, ekspor ke Excel atau PDF, hingga penjadwalan pengiriman otomatis lewat email. Lengkapi analisis Anda dengan dashboard metrik untuk manajemen dan leadership agar pengambilan keputusan lebih cepat, akurat, dan berbasis data.
Manfaat untuk Perusahaan Anda
Efisiensi Operasional
Jadwal 3 hari → 2 jam, auto-generate bulanan, tanpa WA/telepon, staffing pas & no-show turun
Data-Driven & Compliance
Analytics biaya/produktifitas + rekomendasi; patuh regulasi (rest period, jam kerja), siap audit Depnaker
Kepuasan & Transparansi
Jadwal jelas dan prediktif, swap shift fleksibel, rotasi adil
Siap Mengotomatisasi Shift Scheduling Anda?
Jadwalkan demo gratis dan lihat bagaimana Arkana HCM Shift Management dapat menghemat 80% waktu scheduling dan mengurangi konflik jadwal hingga 95%.